เคล็ดลับการบริหารเวลา – วิธีการมีระบบจัดเก็บข้อมูลที่ใช้งานได้จริง

เคล็ดลับการบริหารเวลา – วิธีการมีระบบจัดเก็บข้อมูลที่ใช้งานได้จริง

เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันทำงานกับลูกค้าใหม่ที่ลงทุนหลายร้อยดอลลาร์เพื่อองค์กรการจัดการระเบียนเพื่อตั้งค่าระบบการจัดเก็บข้อมูลสำหรับธุรกิจของเขา

ระบบดูน่าประทับใจ ปัญหาเดียวก็คือมันไม่ทำงาน! มันถูกตั้งค่าในลักษณะที่ซับซ้อนมาก หัวเรื่องมีรายละเอียดมากจนต้องมีการอ้างถึงแผ่นงานหลักที่มีหมวดหมู่มากมายก่อนที่จะสามารถเรียกหรือดึงข้อมูลได้

ระบบนี้ซับซ้อนเกินไปสำหรับความต้องการเฉพาะของพวกเขา

คุณเคยมีประสบการณ์ว่าระบบจัดเก็บข้อมูลสำหรับคุณและ / หรือแผนก / ธุรกิจ รับจดทะเบียนบริษัท ของคุณและคุณไม่สามารถค้นหาหรือจัดทำเอกสารได้อย่างง่ายดาย? คุณเสียเวลาไปกับการหาข้อมูลมากแค่ไหน? การจัดการเวลาเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดการเวลาของคุณ การใช้เวลาอันมีค่าเพื่อค้นหาเอกสารเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการใช้เวลาให้มากขึ้น

คุณรู้หรือไม่ว่า The Wall Street Journal เคยรายงานในแบบสำรวจที่พวกเขาทำไว้ว่าคนงานปกขาวโดยเฉลี่ยใช้เวลา 6 สัปดาห์ต่อปีเพื่อหางานเอกสาร หากคุณจริงจังกับการบริหารเวลาคุณมีระบบจัดเก็บไฟล์ที่คุณสามารถจัดเก็บไฟล์และค้นหางานของคุณได้อย่างง่ายดาย

คุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณต้องการระบบจัดเก็บข้อมูลใหม่
เมื่อคุณใช้เวลานานกว่าสองสามนาทีในการค้นหาบางสิ่งบางอย่าง
เมื่อคุณไม่มีพื้นที่เหลือเพราะมีเอกสารจำนวนมากกองอยู่บนพื้น
เมื่อเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าขอข้อมูลจากคุณและคุณมักจะพูดว่า “ฉันจะกลับไปหาคุณในภายหลังเพราะฉันจะต้องไปหามัน!”
เมื่อคุณจับได้ว่าพูดวันละหลายครั้ง
เมื่อกองกระดาษบนโต๊ะทำงานของคุณสูงกว่าคุณ
พื้นฐานการยื่น
ทำความสะอาดข้อมูลเก่าหรือข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องทั้งหมด
เขียนข้อมูลประเภทใดที่คุณต้องการเก็บไว้
หมวดหมู่ที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่

โฆษณา
ธนาคาร
งบประมาณ
ลูกค้า
อุปกรณ์
ประกัน
ทรัพยากร
พนักงานการฝึกอบรม
ผู้จัดหา

หากต้องการหมวดย่อยสามารถทำ:

โฆษณา

วิทยุ
โทรทัศน์
ธนาคาร

เครือจักรภพ
Westpac
งบประมาณ

2001/2002
2002/2003
ลูกค้า

ไฟล์ที่แยกต่างหากสำหรับลูกค้าแต่ละ
อุปกรณ์

คอมพิวเตอร์
โทรสาร
ประกันภัย

อาคาร / สารบัญ
ยานพาหนะ
ทรัพยากร

จดหมายข่าว
การค้าวารสาร
พนักงาน

แฟ้มที่แยกต่างหากสำหรับแต่ละคน
สมัครงาน
ซัพพลายเออร์

ไฟล์แยกต่างหากสำหรับไฟล์ทั่วไป
การฝึกอบรมของซัพพลายเออร์สำหรับพื้นที่เฉพาะเช่น การบริหารเวลา, สมดุลระหว่างการทำงาน / ชีวิต

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณอาจต้องใช้ลิ้นชัก / ตู้เก็บเอกสารทั้งหมดในการจัดเก็บหมวดหมู่เหล่านี้เช่น ลูกค้าซัพพลายเออร์พนักงาน

คำสุดท้าย
เมื่อคุณสามารถจัดเก็บเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็วและเรียกคืนได้อย่างง่ายดายคุณรู้ว่าคุณมีระบบที่ใช้งานได้ดีสำหรับคุณ

ในฐานะส่วนหนึ่งของการบริหารเวลาการมีความมั่นใจในการมีระบบที่มีประสิทธิภาพและใช้เวลาน้อยจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก

มันเป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่สร้างความแตกต่างอย่างมาก

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *